予想よりも長く続いているコロナ禍やITのめざましい発展によって、リモートワークなどを始めとしたシーンで、実印ではなく電子印鑑を使用する人も増えてきたのではないでしょうか。これからの時代にますます使う機会が増えていきそうな電子印鑑の効力や、その将来性について解説します。

電子印鑑の効力は認印や実印と同等?

電子印鑑の効力は認印や実印と同等?

電子印鑑とは実印の代わりにエクセル上などの書類に挿入できる印鑑の画像のことで、最近ではこの電子印鑑を使っている企業も少なくありません。電子印鑑を使うメリットはリモートワークをしている社員がリアルタイムで急ぎの書類に押印できたり、紙の無駄をなくすペーパーレス化によって経費節減ができることです。

しかし、実印が必要なケースはまだあります。例えば、印鑑登録証明書で法的に実印が必要な場合がそのひとつです。実印は不要だと言い切れないからこそ、電子印鑑と実印を状況によって使い分けていく必要があるでしょう。

電子印鑑の2つの種類

電子印鑑の2つの種類

電子印鑑には、大きく分けて2つの種類があります。その2種類とは印刷・画像化された印影を電子印鑑化したものと、印影データに識別情報が組み込まれている電子印鑑です。

それぞれの電子印鑑の特徴や、印章と印影、印鑑の違いについてご説明します。

印刷・画像化された印影を電子印鑑化

印刷・画像化した印影を電子印鑑化するというのは便利な方法ではありますが、本人でなくても簡単に作ることができるため、法的な効力は弱いというデメリットがあります。

この方法はスキャンしたものを取り込むだけでも電子印鑑を作ることができますし、無料のテンプレートやこだわりのある人なら電子印鑑のオンライン作成サービスなど色々なサービスから選ぶことが可能です。

しかし、電子署名法では認められていないので、あくまでも社内の書類をPDFなどで作成するときなどでしか使うことはできないでしょう。

印影データに識別情報が組み込まれている電子印鑑

同じ電子印鑑でも電子署名法第2条の要件を満たしているのが印影データに識別情報が組み込まれている電子印鑑です。これは誰がいつ押印したものかがわかるため、押印したのが本人であるかが一目瞭然です。

もちろん、社内だけでなく社外に対しても広く使用できるといった点でも、リモートワークが増えた企業にとってメリットが大きいと言えます。

ただし、これは導入するために費用がかかるということもあり、まだそれほど多くの企業で使用されている訳ではありません。長い目で見るとメリットのほうが大きいのは確かなので、今後もリモートワークを続ける企業にはぜひ導入を検討してほしい内容だと言えます。

印章、印影、印鑑の違い

ハンコと印鑑を同じものだと思っている人も多いかもしれませんが、実はこの2つは同じものを指す訳ではありません。

ハンコは「印章」という正式な名前を持ち、紙に押した時に残るハンコの朱肉のあとが「印影」と呼ばれるものです。そして、「印鑑」は銀行や役所などに提出している印影のことです。

したがって、多くの人が印鑑と呼ぶものは「印章」と呼ばれるべきものであって、「印鑑」とは別のものとなります。他の人と話す時には紛らわしいので「ハンコ」のままで良いかもしれませんが、印章と印影、印鑑の正しい知識はしっかりと押さえておいてください。

会社で使われるハンコの種類

会社で使われるハンコの種類

ハンコと聞くと個人で使う銀行印、会社で使うシャチハタや角印などを思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。

特に、会社では使用するハンコの種類も非常に多く、細かく用途ごとに分かれています。部署や仕事内容、事業所によっては使用しないハンコもありますが、そのハンコが電子印鑑として有効かどうかは覚えておかなければいけません。

会社で使用される主な5つのハンコの種類と、それが電子印鑑として適しているかどうかについて把握しておいてください。

会社実印(代表者印)

会社実印は代表者印でもあり、企業にとってはとても重要な印です。これには法的な拘束力もあり、企業が会社設立登記時に法務局へ登録する印がこの会社実印にあたります。

これを登録すると印鑑証明書を取ることができます。そして、会社の重要な決定では会社実印なしではできないことも多くあります。例えば、代表者の変更があった時や不動産を売却する時、M&A、重要な契約時などに会社実印は使われます。

会社実印を使用する時には契約書などの「印」と印字されている箇所の上に押印しなければいけませんが、角印と違って住所印の上に押印するなど他の印の上に押印することはできません。

会社実印のサイズは直径18mm~21mmが一般的ですが、21mmのものが良いとされています。

会社実印は外側に会社名・屋号、内側に役職名が入るという二重の造りでできています。

角印(社印)

会社実印は会社の認印であり、一般の社員によって使用されることもあります。例えば、注文書や請求書の印が必要なところに押印されるのがこの角印です。住所印とあわせて使用されることも多く、その場合は住所印の上から角印が重なるように押印します。

会社実印はどの会社でも厳重に保管されるものですが、角印は社員の使用頻度が高いことからも、誰でも手に取れるようなハンコの置き場にケースなどに入れられて保管されていることもあります。

ただし、角印も会社実印と同様に民事訴訟上では実印と同じ程度の効力を持ったハンコだという点に注意しなければいけません。

角印には会社名のみが入りますが、文字のバランスを見て「印」や「之印」が入ることもあります。

銀行印

銀行印は会社銀行印と個人の場合で異なります。最近では、個人の銀行印は実印でなく指紋で新規の契約をする銀行もありますが、会社の場合にはまだ実印が必要とされます。

会社の銀行印は手形や小切手に押すために利用する他、預金を引き出すときに担当の社員は会社のカードを持ち出すことができないため、あらかじめ銀行印を押してから窓口で専用の用紙を提出します。

銀行印は会社実印と同じ二重の造りになっていて、実際に同じものを使用しても良いこととされています。しかし、紛失などのリスクを考えてあえて会社実印を会社実印とは別のハンコで登録するほうが一般的です。

内側の枠には「銀行之印」という文字が入ります。大きさは会社実印より一回りくらい小さいもので、会社実印と見分けがつくようにします。

認印

認印は代表社印と似た造りになっていますが、登記の際登録した会社実印の他に作っておくと便利なものです。

この認印を作ることができるのは会社の代表者はもちろん、他の役職者も含まれます。したがって、認印は役職ごとに作っておくとその必要に応じ、事業所ごとや部署ごとに使用することができるので便利なだけでなく、セキュリティを高めるといった効果を得ることもできます。

外側の枠には会社名や商店名が入り、内側の枠にはそれぞれの役職名が入ります。例えば、「支店長印」や「事業部長之印」などがこれにあたります。

他にも役職ごとに様々な印を作ることができるので、大手企業など役職や事業所が多い企業ではこの認印が非常に役立ちます。

住所印

住所印は書類や発送する郵便物の封筒に会社の住所・社名・電話番号を押すことができる便利なもので、様々なタイプがあります。

最初から必要な情報がひとつになったアクリルタイプのものから、必要に応じて組み合わせを変えて押印できるタイプまでがあるため、目的に応じて使い分けができるように住所印を複数揃えている会社が多いです。

組み合わせを変えるタイプでは、例えば住所が同じでも異なった社名で押印したい時などに役立ちます。また、住所印と聞くとスタンプ台を使用したタイプを思い浮かべがちですが、連続で押印できるものからイラストレーターでデータ入稿可能なものまでがあります。

会社の電子印鑑に適しているのは?

会社の電子印鑑を作る際には、向き不向きがあるということを知っておく必要があります。

盗用による自社の損失を防ぐことは当然で、電子印鑑を使用する際にはそのようなリスクがあるということを忘れてはいけません。なぜなら、電子印鑑にしたからといって法的効力が紙に押印した印鑑よりも低いかというとそういう訳ではないからです。

逆に、重要度の高い印鑑は電子印鑑にして盗用されると悪用されて損失を被るなど大きなリスクを避けられない可能性があります。

したがって、他の人に勝手に使用されると困るような会社実印や銀行印、認印は電子印鑑には不向きです。電子印鑑として使用するなら、行政へ登録していない印鑑のみにしたほうが無難であるかもしれません。

電子印鑑のセキュリティ面での注意点

電子印鑑のセキュリティ面での注意点

電子印鑑のセキュリティ面にこだわるなら、簡単に作ることができる印刷・画像化された印影を電子印鑑化したものは使用するべきではありません。なぜなら、これは誰でも簡単に作ることができるからこそ、容易にコピーや改ざんされてしまう危険性も高いからです。

電子印鑑を使うにあたって、便利さだけを重視するとこのような危険性に気づかず悪用されてしまう可能性があることを頭に入れておいてください。

企業や自社内で電子印鑑を個人として使うならこのように簡単に作ることができるものでも良いかもしれませんが、企業として外部に向けて使うならセキュリティ対策も万全な電子印鑑を選ぶことが必須となります。

次の3つの電子印鑑の有料サービスの安全性を検証していきます。

Adobe Acrobat Reader DC

Adobe Acrobat Reader DCではPDFの署名や共有、編集を行うことができます。また、WordやExcelを簡単にPDFへと変換することができます。

このサービスでは7日間の無償サービス体験後、有料のサービスへと切り替わります。デジタルIDも使用することができます。

電子印鑑や電子署名の利用も簡単で、スタンプ機能から電子印鑑を選んで押印することが可能となっています。ただし、このサービスで使える電子印鑑は無償ツールよりは少し信頼できるという程度のものです。

認知度が高いツールではありますが、よりセキュリティ面にこだわるなら他のツールを使用することをおすすめします。

パソコン決裁

パソコン決裁はシャチハタが提供するサービスで、クラウド上で完結するタイプとパソコンにインストールするタイプの2つがあります。

クラウド上で使うタイプではネット上のサーバーを使うことから、社内のパソコン以外からでも使用することが可能です。もちろん、パソコンだけではなくタブレットやスマホからでも電子印鑑の押印ができるため、リモートワークに向いています。

それに対し、インストールして使うタイプが便利なのは、別途購入した電子印鑑をセットアップして使う点です。それによってWordやExcelに捺印のボタンが追加され、紙で印刷して押印するというような手間が省けるだけでなく、時短になります。

もちろん、セキュリティ面にも優れていて、毎回ユーザー認証を行うとともにいつ誰によって捺印されたかもわかるため、不正利用の防止につながります。ただし、インストールをする場合にはインストールを行っているパソコンからしか利用することができません。

つまり、通常だと社内のパソコンからしか利用ができないということになります。

GMOサイン

GMOが提供する「GMOサイン」では、押印ワークフローを電子化したり文書管理に至るまで、様々なサービスを受けることができます。リスクの高い契約印相当の電子印鑑へのセキュリティ対策も抜群で、世界で7社しかないルート認証局である「GMO GlobalSign」との連携で安全を守ります。

そのようなセキュリティ面がしっかりとしているサービスを受けたい場合には、本人確認が厳格な電子印鑑GMOサインの導入を検討してみてください。

電子印鑑を無料で作成できるツール

電子印鑑を無料で作成できるツール

電子印鑑は有料のサービスを使用した方がセキュリティ面では強いですが、まだ高額な有料の電子印鑑の導入までは検討していなかったり、まずは無料のものから試してみて本当に電子印鑑を活用する価値があるかを考えたいという企業もあるでしょう。

そのような企業はまず、これからご紹介するような3つの電子印鑑サービスを始めとした無料のものから導入を検討してみてはいかがでしょうか。安全に使うことが絶対条件なら有料のサービスが鉄則ですが、自社内で電子印鑑を使うなら無料ツールも数多く出回っていることに注目してみましょう。

Excel電子印鑑

Excel電子印鑑はExcel上で様々な種類の電子印鑑を押印することができるサービスです。丸形や角印のような形、社内でよく使われるデイリー印、その他社内文書でよく使用される「重要」などといった印まで豊富な電子印鑑を押すことができます。

使い方もとてもシンプルで、インストール後はセルの右クリックメニューを押すだけで電子印鑑を選んで押印することが可能です。

自社でExcel上で個人の印を押印したいというような場合には、こちらの無料ツールでも十分だと言えます。しかし、Excelだけでなく色々なものに電子印鑑を使いたいと思っていたり、他のツールとの使い分けが面倒だと思っている人には向かないツールかもしれません。

クリックスタンパー

クリックスタンパーで作れるのは「スタンプ風のベクター画像」です。サンプル画像を元として電子印鑑の画像を作成することができますが、やはりこの無料サービスも重要度の高い電子印鑑には不向きだと言えるでしょう。

また、拡大や縮小をしても画像の品質が劣化しないようなメタファイルとしてエクスポートすることが可能だったり、他のソフトに貼り付けたい時にはクリップボードにコピーをすることで使うことが可能です。

電子印鑑の効力としては低いと言わざるを得ませんが、重要度がそれほど高くない書類にはこれでも十分です。

とろろこんぶ電子印鑑 (tksk eSeal)

とろろこんぶ電子印鑑のフリーソフトは「電子三文判」と「電子でぺったん」です。

とろろこんぶ電子印鑑ではWordやExcelに簡単に押印できるだけでなく、押印時にパスワードが必要で押印した履歴も残せるといったメリットもあります。

ビジネス印もフリーソフトで20種類が使用可能です。

コロナの影響で進む電子印鑑化

電子印鑑が進んだ理由のひとつに、コロナの影響が挙げられます。

オフィスで働く人々もコロナの打撃によって、国の方針としてもテレワークを導入して会社の出社率や電車の乗車率を減らすような工夫をしているという現状があります。コロナのワクチンは高齢者や医療従事者が優先となるため、国民全員が今まで通りの生活をすることができるのはまだ先のことになるでしょう。

また、企業によってはコロナが収束した後でもテレワークを続ける会社も少なくありません。このような会社の動きがあるため、電子印鑑はコロナが終われば需要がなくなるものではなく、逆に導入が進められるものだと考えられます。

ますます進んでいく電子印鑑化に対応できるように、今から企業は準備をして比較した上で導入を検討しておくべきだと言えます。

働き方改革

ニュースなどで「働き方改革」という言葉を誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。この「働き方改革」を実際に自社で経営陣が積極的に進めている企業も少なくないでしょう。

働き方改革は文字通り働き方を変えていく改革で、国規模で進められています。これには複数の法律が関わり、企業が働き方の環境を整えることによって従業員の生活の向上にもつながる内容までが盛り込まれています。この働き方改革の中では、テレワークの推進も挙げられていています。

テレワークの推進は特に東京都が積極的で、「在宅勤務を行うための実践ノウハウ」や「労務管理」などのセミナーも開催しています。これに参加することで、企業の経営者や管理部、社員が正しい知識を持ってこれからの在宅勤務という新しい働き方を進めていくことができます。

デジタルファースト法(デジタル手続法)

デジタルファースト法は「デジタル手続法」とも呼ばれ、正式名称は

情報通信技術の活用による行政手続等に係る関係者の利便性の向上並びに行政運営の簡素化及び効率化を図るための行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律等の一部を改正する法律

デジタル手続法|首相官邸

というとても長い名称です。これでは少しわかりにくいかもしれませんが、その目的は行政手続きを簡素化・効率化することによって、利便性を向上させることです。そして、その目的のために通信情報を活用していきます。

デジタルファースト法は便利である一方で、高齢者では不得手な人も多いという課題も抱えています。

理解すると便利な仕組みであるデジタルファースト法(デジタル手続法)の3つのデジタル化の基本原則について詳しく見ていきましょう。

デジタルファースト

デジタルファーストは個々の異なる手続きやサービスをオンライン上で完結させることを優先させることを目的としています。つまり、「デジタルファースト」という言葉通りデジタルが優先されて書類などはその後ろに回る、ということになります。

これまでは実際にオンラインで進められることもあれば、個別に紙で提出しなければいけないものもありました。しかし、デジタルファーストでは、全てを一貫してデジタルで完結させることが可能となります。

デジタルで完結させることができるメリットとしては、添付書類などを別途用意する手間を省いたり、何か必要な書類を提出しに行くことなく全てを同じ場所で簡単に終わらせることができる点です。

ワンスオンリー

ワンスオンリーは違った手続きでも同じ内容を入力せずに済むことを目的としています。

これまでは別の手続きだと同じ内容でも、手続きごとに入力することが当たり前でした。そして、そのことについても「手続きが違うから仕方ない」と思う人が多くいたのではないでしょうか。しかし、できることなら面倒な手続きの入力の手間が省けたら良いですよね。

ワンスオンリーは便利である一方で、情報の正確さを誰が誰に確認するのかといったことに対してはまだ課題が残っています。情報の連携といった点でも難しいところもありますが、ぜひ進めて欲しい内容ではあります。

コネクテッド・ワンストップ

コネクテッド・ワンストップは複数の行政機関への申請が必要な内容でも、一度申請すれば良いという簡略化を目的としています。

行政機関へ提出するのは手間がかかり、しかも複数の行政機関にまたがるような場合には書式が異なったり時間を確保しなければいけない、といった意味でも、少しわずらわしいような気持ちになる人もいるでしょう。

これによって、そのわずらわしさをなくして既に行政が保有している情報は再度提出しなくても良いというメリットが得られます。

ただし、まだ行政が保有していないような情報はきちんと提出しなければいけません。また、行政は民間とも連携を図ってこれを進めていきます。もちろん、デジタルファースト法に含まれる3つの原則もそれぞれが連携を取って進めていくことになります。

e-文書法

e-文書法とは電子文書法とも呼ばれ、電子化した文書ファイル(電磁的記録)での保存を認める法律です。その対象となる文書は多く、契約書や納品書を始めとして取締役会・株主総会における議事録、貸借対照表や損益計算書などの重要書類など多岐に渡ります。

これらを紙で保管すると紙を多く使うことになり、ファイリングすることによって場所を取るなどのデメリットがあります。

最近ではオンラインのファイルに書類を閉じるサービスもあり、より便利に電子化した文書ファイルを保管することができるようになりました。しかし、この法律では何でも保管できるという訳ではないので注意が必要です。

保管をする書類は必ず法令要件を満たしたものでなければいけないので、保管をしても問題ないものであるかを確認してからこのサービスを活用してみてください。

効力は紙と同じ!電子印鑑で業務効率化を

電子印鑑の効力は紙と同じなので、安心して導入を検討することができますよね。

無料サービスでは使いこなせない機能があったり、セキュリティ面で心配な部分もあったりしますが、有料のサービスではそのような不安もなくより使い勝手の良い電子印鑑を見つけることが可能です。

また、会社の都合などで有料の電子印鑑が使えないという人は、無料の範囲で安全なものだけを使うと良いでしょう。

これから使う機会が増えてくること間違いなしの電子印鑑を使い、仕事の効率を高めていくことをおすすめします。電子印鑑を使うことが増えるとテレワークもしやすくなるので、企業単位でそういった細かいところに取り組み、テレワークをしやすい環境を整えていくのがベストです。